Menjelang akhir bulan, pemilik toko kelontong di pinggir jalan biasanya mulai menghitung ulang uang di laci kasir. Beberapa minggu sebelumnya pembeli ramai karena gajian, sekarang transaksi turun dan tagihan listrik tetap datang dengan jumlah yang sama. Di sinilah cadangan kas usaha kecil untuk musim sepi menentukan apakah toko bisa bertahan sampai ramai lagi atau harus meminjam uang untuk menutup belanja stok.
Cadangan kas adalah uang yang disisihkan khusus untuk menutup pengeluaran rutin ketika pendapatan turun, bukan uang untuk ekspansi atau membeli peralatan baru. Bagian berikut menjelaskan cara menghitung besarannya, di mana menyimpannya, dan kapan boleh dipakai.
Apa yang membedakan cadangan kas dari dana darurat pribadi
Banyak pemilik usaha kecil menyimpan satu rekening untuk semuanya. Ketika penjualan turun, uang yang seharusnya untuk kebutuhan keluarga ikut terpakai membeli stok. Pemisahan rekening usaha dan pribadi membantu, tetapi belum cukup kalau tidak ada pos khusus untuk musim sepi.
Dana darurat pribadi menutup kebutuhan rumah tangga seperti makan, sewa tempat tinggal, dan biaya sekolah. Cadangan kas usaha menutup belanja stok minimum, gaji karyawan, listrik, air, sewa kios, dan cicilan pinjaman usaha. Dua pos ini harus dihitung terpisah karena sumber dananya berbeda: dana darurat berasal dari penghasilan pemilik, cadangan kas berasal dari laba usaha.
Kalau kamu baru mulai memisahkan rekening, langkah pertama adalah memastikan tidak ada lagi pengeluaran pribadi yang lewat rekening usaha. Setelah itu baru hitung berapa laba bersih yang bisa disisihkan tiap bulan.
Cara menghitung besar cadangan kas yang masuk akal
Angka yang sering dipakai adalah tiga sampai enam bulan biaya operasional tetap. Untuk usaha kecil dengan pendapatan musiman, patokan itu perlu disesuaikan dengan panjang periode sepi di daerahmu.
Ambil data penjualan dua belas bulan terakhir, lalu tandai bulan-bulan dengan omzet terendah. Hitung rata-rata pendapatan pada bulan-bulan tersebut. Selisih antara biaya operasional bulanan dan pendapatan di bulan sepi adalah jumlah yang harus ditutup cadangan kas setiap bulan.
Contoh sederhana: biaya operasional tetap toko Rp8 juta per bulan. Di bulan sepi, pendapatan bersih hanya Rp5 juta. Kekurangan Rp3 juta per bulan dikali tiga bulan sepi sama dengan Rp9 juta. Itu jumlah minimum cadangan yang perlu dikumpulkan sebelum musim sepi berikutnya.
Kalau usahamu punya pinjaman dengan cicilan bulanan, masukkan angka cicilan ke dalam biaya operasional tetap. Jangan menghitung cicilan sebagai pos terpisah karena uangnya keluar dari kas yang sama.
Menentukan prioritas saat menyisihkan laba
Laba bulanan biasanya sudah habis dipakai untuk belanja stok tambahan, perbaikan peralatan, atau kebutuhan pemilik. Menyisihkan sebagian untuk cadangan kas butuh urutan prioritas yang jelas agar tidak selalu tergeser.
- Bayar biaya operasional dan cicilan yang jatuh tempo bulan itu.
- Sisihkan persentase tetap dari laba bersih, misalnya 10 sampai 20 persen, ke rekening cadangan.
- Baru setelah itu gunakan sisa laba untuk belanja stok tambahan atau kebutuhan lain.
Persentase kecil yang konsisten lebih mudah dijalankan daripada menyisihkan jumlah besar sekali di akhir tahun. Kalau kamu ingin menyusun anggaran bulanan yang memuat pos cadangan ini secara rinci, contoh di cara menyusun anggaran bulanan usaha kecil untuk pemula bisa dijadikan acuan.
Pemilik usaha yang pendapatannya naik turun tajam bisa mengatur besaran setoran mengikuti arus kas bulan berjalan. Panduan cara mengatur arus kas usaha kecil saat pendapatan tidak stabil membahas cara menentukan setoran di bulan ramai dan bulan sepi.
Tempat menyimpan cadangan kas
Cadangan kas sebaiknya tidak disimpan di rekening operasional harian. Kalau tercampur, uangnya akan terpakai tanpa terasa. Beberapa pilihan yang biasa dipakai pemilik usaha kecil:
- Rekening tabungan terpisah di bank yang sama dengan rekening usaha, tanpa kartu debit agar tidak mudah ditarik.
- Deposito berjangka pendek dengan jangka waktu satu sampai tiga bulan, cocok untuk dana yang tidak akan dipakai dalam waktu dekat.
- Rekening pasar uang yang memberi hasil lebih tinggi dari tabungan biasa dan tetap bisa dicairkan dalam hitungan hari.
Hindari menyimpan cadangan kas dalam bentuk stok barang. Stok bisa saja bernilai, tetapi tidak bisa dipakai membayar listrik atau gaji.
Aturan memakai cadangan kas
Cadangan yang tidak pernah dipakai akan menganggur, tetapi cadangan yang dipakai untuk hal sembarangan akan habis sebelum musim sepi tiba. Tetapkan aturan tertulis sebelum dana mulai terkumpul.
Gunakan cadangan kas hanya untuk tiga hal: menutup kekurangan biaya operasional di bulan sepi, membayar cicilan yang jatuh tempo saat pendapatan turun, dan mendanai perbaikan mendesak yang kalau ditunda akan menghentikan operasional. Pembelian stok tambahan di luar perkiraan penjualan, renovasi, dan kebutuhan pribadi tidak termasuk.
Setiap kali memakai cadangan, catat tanggal, jumlah, dan alasan pemakaian. Catatan ini membantu mengevaluasi apakah perkiraan musim sepi terlalu rendah atau justru terlalu tinggi.
Cadangan kas yang habis dipakai harus diisi ulang sebelum laba dipakai untuk hal lain. Tanpa aturan pengisian ulang, cadangan hanya akan menjadi pos sekali pakai.
Mengisi ulang cadangan setelah terpakai
Setelah musim sepi lewat, pemasukan biasanya naik kembali. Gunakan dua atau tiga bulan pertama setelah periode sepi untuk mengembalikan cadangan ke jumlah semula. Naikkan persentase setoran sementara, misalnya dari 15 persen menjadi 30 persen laba bersih, sampai saldo cadangan kembali penuh.
Kalau setelah beberapa musim sepi cadangan tetap tidak cukup, periksa dua hal: apakah perkiraan biaya operasional terlalu rendah, atau apakah pendapatan di bulan sepi terus menurun. Penurunan pendapatan yang berulang perlu ditinjau dari sisi produk dan pasar, bukan hanya dari sisi kas.
Perubahan kebijakan ekonomi seperti kenaikan harga bahan bakar atau penyesuaian tarif listrik bisa mengubah biaya operasional secara tiba-tiba. Cara membaca dampaknya terhadap usaha kecil bisa dipelajari lewat panduan cara menganalisis dampak kebijakan ekonomi pemerintah agar perkiraan biaya tidak meleset jauh.
Menjaga cadangan tetap relevan seiring usaha berkembang
Jumlah cadangan yang cukup hari ini belum tentu cukup tahun depan. Setiap kali jumlah karyawan bertambah, sewa naik, atau pinjaman baru diambil, hitung ulang biaya operasional tetap dan sesuaikan target cadangan. Lakukan peninjauan setidaknya sekali setahun, atau setiap kali ada perubahan biaya besar.
Usaha yang mulai mempertimbangkan sumber pendanaan lain juga perlu menyiapkan laporan keuangan yang rapi. Langkah menyiapkan dokumen untuk pengajuan kredit bisa dilihat di 7 cara menyiapkan laporan keuangan untuk pengajuan kredit usaha, karena bank biasanya menilai kemampuan bayar dari pola kas yang tercatat.
Bagi pemilik usaha yang juga menyimpan saham, kedisiplinan memantau arus kas pribadi dan usaha punya kemiripan. Panduan panduan memantau aksi korporasi emiten untuk investor pemula membahas cara mengikuti perubahan yang memengaruhi nilai aset secara berkala.
Ringkasan
Cadangan kas usaha kecil untuk musim sepi dihitung dari selisih biaya operasional dan pendapatan di bulan-bulan terendah, dikali panjang periode sepi. Simpan di rekening terpisah tanpa kartu debit, pakai hanya untuk menutup kekurangan operasional, dan isi ulang sebelum laba dipakai untuk hal lain. Tinjau besarannya setiap kali biaya tetap berubah.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Berapa bulan biaya operasional yang ideal disimpan sebagai cadangan?
Tiga bulan sudah membantu untuk usaha dengan fluktuasi ringan. Usaha yang penjualannya sangat bergantung pada musim atau momen tertentu sebaiknya menyiapkan cadangan untuk menutup seluruh periode sepi, yang bisa mencapai empat sampai enam bulan.
Apakah cadangan kas boleh dipakai untuk membeli stok saat harga sedang murah?
Sebaiknya tidak. Stok tambahan hanya menguntungkan kalau cepat terjual. Kalau penjualan melambat, uang cadangan sudah berubah menjadi barang yang belum tentu laku, sementara biaya operasional tetap harus dibayar.
Bagaimana kalau usaha belum punya laba bersih untuk disisihkan?
Mulai dari jumlah kecil, misalnya Rp200 ribu per bulan, dan naikkan setelah laba membaik. Yang penting rekening cadangan sudah terpisah dan setoran berjalan rutin. Kalau arus kas sedang ketat, periksa dulu pengeluaran mana yang bisa ditunda sebelum memutuskan menunda setoran cadangan.
