Warung kopi di ujung gang itu ramai setiap pagi, tetapi pemiliknya tetap bingung saat ditanya berapa laba bulan lalu. Uang masuk dan keluar tercatat di buku, namun angkanya tidak pernah disusun menjadi satu kesimpulan. Cara membuat laporan keuangan sederhana sebenarnya hanya menggabungkan catatan yang sudah ada ke dalam tiga format baku. Setelah ketiganya tersusun, Anda bisa menjawab pertanyaan soal laba tanpa menebak-nebak.
Kenapa laporan keuangan perlu disusun sejak awal
Saldo rekening yang menipis sering dianggap tanda usaha merugi. Padahal uang bisa habis karena pembelian stok besar atau piutang yang belum tertagih. Laporan keuangan memisahkan tiga hal yang sering tercampur: laba, arus kas, dan posisi utang.
Bagi usaha kecil, manfaat paling nyata muncul saat mengajukan pinjaman. Bank dan lembaga pembiayaan umumnya meminta laporan laba rugi dan neraca sebelum menyetujui kredit. Tanpa dokumen ini, pengajuan sering tertahan meski usaha sudah berjalan bertahun-tahun.
Laporan juga membantu saat mengambil keputusan harga. Jika Anda tahu berapa biaya bahan dan operasional per unit, penetapan harga tidak lagi berdasarkan perkiraan semata.
Tiga laporan inti yang wajib Anda susun
Usaha kecil tidak perlu menyusun laporan selengkap perusahaan terbuka. Tiga jenis laporan berikut sudah cukup menggambarkan kondisi keuangan.
1. Laporan laba rugi
Laporan ini menjawab pertanyaan paling dasar: apakah usaha menghasilkan laba pada periode tertentu. Isinya pendapatan dikurangi beban, dan hasilnya menjadi laba atau rugi bersih.
Susun dengan urutan pendapatan penjualan, harga pokok penjualan, lalu beban operasional seperti sewa, gaji, listrik, dan transportasi. Selisih antara pendapatan dan seluruh beban adalah laba bersih periode itu.
2. Neraca
Neraca menampilkan aset, utang, dan modal pada satu titik waktu. Aset mencakup kas, saldo bank, stok barang, dan peralatan. Utang mencakup pinjaman supplier yang belum dibayar serta cicilan yang masih berjalan.
Rumus dasarnya: aset sama dengan utang ditambah modal. Jika angkanya tidak seimbang, ada pencatatan yang terlewat atau salah tempat.
3. Laporan arus kas
Laporan ini melacak uang yang benar-benar masuk dan keluar dari kas dan rekening. Laba di laporan laba rugi bisa positif, tapi kas bisa minus jika banyak penjualan dilakukan secara kredit.
Cara mengatur arus kas yang rapi akan memudahkan penyusunan laporan ini karena keduanya memakai sumber data yang sama, yaitu catatan penerimaan dan pengeluaran harian.
Menyiapkan bahan dari catatan harian
Laporan keuangan tidak dibuat dari nol. Anda hanya merapikan catatan harian yang sudah dijalankan. Pastikan setiap transaksi punya keterangan tanggal, jumlah, dan kategori.
Jika pencatatan masih berantakan, rapikan dulu dengan cara mencatat pengeluaran usaha kecil tanpa ribet agar proses penyusunan laporan tidak tersendat. Pisahkan transaksi usaha dari transaksi pribadi sejak awal. Cara memisahkan rekening usaha dan pribadi untuk UMKM menjelaskan langkah praktisnya, termasuk memilih rekening yang tepat.
Langkah menyusun laporan keuangan bulanan
Kerjakan pada hari yang sama setiap bulan, misalnya tanggal lima. Rutinitas ini menjaga laporan tetap ringan karena jumlah transaksi yang diolah tidak menumpuk.
- Kumpulkan semua catatan penerimaan dan pengeluaran selama satu bulan.
- Kelompokkan transaksi ke dalam kategori pendapatan dan beban.
- Hitung total pendapatan, lalu kurangi harga pokok penjualan.
- Kurangi beban operasional untuk mendapatkan laba bersih.
- Catat saldo kas dan bank di awal serta akhir bulan untuk laporan arus kas.
- Daftar aset, utang, dan modal untuk menyusun neraca.
- Periksa apakah aset sama dengan utang ditambah modal.
Simpan setiap laporan dalam satu folder, baik fisik maupun digital. Setelah enam bulan, Anda punya cukup data untuk melihat pola musiman pada usaha Anda.
Alat bantu yang bisa dipakai pemula
Tidak semua pemilik usaha nyaman dengan angka. Beberapa pilihan berikut bisa mempermudah pekerjaan.
- Spreadsheet dengan template sederhana, cocok untuk usaha dengan transaksi sedikit.
- Aplikasi pembukuan yang menyediakan fitur laporan otomatis dan dapat diakses dari ponsel.
- Jasa pembukuan untuk usaha yang transaksinya sudah ramai atau memiliki kewajiban pajak bulanan.
Yang penting bukan alatnya, melainkan konsistensi memasukkan data. Aplikasi paling canggih tetap menghasilkan laporan keliru jika transaksi dimasukkan setengah-setengah.
Kesalahan yang sering terjadi
Mencampur uang pribadi dengan kas usaha membuat laporan tidak bisa dipercaya. Begitu pula kebiasaan mencatat penjualan hanya berdasarkan uang yang diterima, tanpa mencatat piutang.
Kesalahan lain adalah tidak memisahkan pembelian aset dari beban operasional. Pembelian mesin atau kendaraan tidak langsung dihitung sebagai beban bulan itu, melainkan dicatat sebagai aset dan disusutkan bertahap.
Hindari juga menyusun laporan hanya saat menjelang akhir tahun pajak. Data setahun yang menumpuk sulit ditelusuri kembali, dan risiko salah catat meningkat.
Ringkasan
Laporan keuangan sederhana terdiri dari laporan laba rugi, neraca, dan arus kas. Bahan utamanya adalah catatan harian yang rapi dan pemisahan yang jelas antara keuangan usaha dan pribadi. Dengan menyusunnya setiap bulan, Anda bisa memantau laba, mengendalikan kas, dan menyiapkan dokumen yang dibutuhkan saat mengajukan pembiayaan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah usaha kecil wajib membuat laporan keuangan?
Untuk keperluan internal, laporan keuangan sangat dianjurkan karena membantu pengambilan keputusan. Dari sisi perpajakan, kewajiban pelaporan bergantung pada bentuk badan usaha dan ketentuan yang berlaku. Konsultasikan dengan konsultan pajak atau petugas pajak untuk memastikan kewajiban spesifik usaha Anda.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyusun laporan bulanan?
Jika catatan harian sudah rapi, penyusunan biasanya memakan waktu satu hingga dua jam. Waktu ini bisa lebih lama pada bulan-bulan awal karena Anda masih menyesuaikan format dan kategori.
Bisakah laporan keuangan dibuat hanya dengan spreadsheet?
Bisa. Spreadsheet cukup untuk usaha dengan jumlah transaksi terbatas. Ketika transaksi bertambah banyak atau Anda perlu memantau stok dan piutang sekaligus, aplikasi pembukuan khusus biasanya lebih efisien.
